La nota spese è un documento che si rivela fondamentale in tutte quelle situazioni in cui il dipendente si trova a effettuare una trasferta per conto dell’azienda. Consente, infatti, un corretto rimborso delle spese sostenute in tale occasione.

La compilazione della nota spese è perciò qualcosa di particolarmente delicato e importante per qualsiasi azienda. Esistono diversi modi per effettuarla e uno dei più efficaci è quello di avvalersi di un programma informatico dedicato, ad esempio dell’app per note spese Dipendenti in Cloud: una soluzione che permette di evitare gli errori più comuni che tendono a verificarsi e in grado di risolvere la situazione.

Cosa si intende per nota spese? Una panoramica

La nota spese è un documento che viene fornito dal datore di lavoro al collaboratore che si trova fuori dalla sede abituale dell’azienda in occasione di una trasferta. A cosa serve? Consente al lavoratore di allegare la documentazione fiscale specifica per il rimborso sulla base del modello scelto dall’impresa.

Lato aziendale, quindi, è necessario predisporre in primis un buon modello di note spese per i dipendenti e poi fare in modo che risulti fruibile nonché semplice da compilare. Tutto ciò agevolerà il controllo successivo approntato dagli addetti del comparto amministrativo e l’ultimo step che interessa la nota spese: l’archiviazione.

Quest’ultima fase dovrà essere curata nei dettagli dal momento che il documento è importante che sia di facile accesso in occasione di un controllo.

La nota spese può essere predisposta sia in formato cartaceo che digitale: un’opzione, la seconda, da non sottovalutare se si sceglie un programma di ultima generazione.

Nota spese: quali sono gli errori più comuni

Una gestione impeccabile della nota spese – e in quanto tale senza errori – è fondamentale per qualsiasi azienda, in quanto tutela da situazioni spiacevoli tanto nella comunicazione con i dipendenti quanto in caso di controllo da parte degli organi competenti. Ma quali sono gli errori da cui “mettersi al riparo”? Scopriamo insieme quelli più comuni.

Errori nella digitazione o di trascrizione

Una delle eventualità più diffuse è quella di compiere degli errori di digitazione, ovvero di trascrizione di numeri/parole errate. Ciò può verificarsi sia che il documento venga compilato in modalità cartacea che digitale, sia che si utilizzi uno strumento come Excel, non concepito appositamente per tale compito.

Basta una cifra o una virgola sbagliata per non far tornare il tutto, così come un “copia/incolla” nella casella sbagliata. Inoltre, è facile che gli scontrini siano stampati male oppure risultino più difficili da comprendere: basta una svista e l’intera procedura viene rallentata e talvolta persino vanificata.

Voci mancanti

Un altro errore frequente è che manchino delle voci all’interno della nota spese, a cominciare dai dati del lavoratore passando poi per altri campi, ad esempio l’importo rimborsabile. Tutto ciò tende a verificarsi maggiormente mano a mano che la compilazione della nota spese risulta più complessa ed elaborata.

Errori di calcolo

I calcoli, su uno strumento come Excel (per non parlare di un foglio cartaceo redatto a mano) vanno impostati manualmente. È quindi molto facile che sussistano degli errori di calcolo, a fronte di un’impostazione delle formule che, ad esempio, può non comprendere una o più caselle.

Errori dovuti a una dimenticanza del dipendente

Può capitare che il dipendente, mentre si trova in trasferta, non compili la nota spese, complici le molteplici mansioni che si trova a svolgere e a cui dedicare la propria attenzione. Si tratta di una situazione frequente, che porta il lavoratore a redarre la nota spese solo una volta rientrato, incrementando così il rischio di dimenticanze ed errori.

Il valore aggiunto di un’app per i dipendenti nella gestione della nota spese

Gli errori che abbiamo descritto in precedenza non sono semplici da risolvere, una volta che si sono verificati. E non è facile nemmeno accorgersene, cosa che li rende ancora più complessi da gestire.

La cosa migliore è quindi prevenire tali comportamenti alla radice, evitando di commetterli. Per agire in tal senso l’ideale è dotarsi di un programma specifico per la nota spese, meglio ancora se dotato di app dedicata.

Questo strumento è considerato dagli addetti ai lavori il più efficiente in assoluto, tra quelli di ultima generazione, ed è stato elaborato da parte di realtà specializzate a fronte degli sviluppi che hanno interessato le nuove tecnologie digitali.

Quali sono i vantaggi di un’app per le note spese dei dipendenti? Ce ne sono diversi. Vediamo insieme quelli più interessanti:

• Accesso da qualsiasi dispositivo online, non soltanto dal pc aziendale, ma persino dal cellulare e dal tablet. Tale possibilità permette al dipendente di compilare e presentare la nota spese immediatamente dopo aver sostenuto la spesa da rimborsare, mentre si trova ancora in trasferta, così da evitare dimenticanze.
• L’accesso può essere condiviso tra tutte le figure interessate alla gestione della nota spese, pur sempre nel rispetto della privacy del collaboratore.
• La documentazione viene archiviata in maniera tale da risultare consultabile in pochi clic in qualsiasi momento.
• Dal momento che voci e campi sono precompilati, è davvero difficile che intercorrano errori di digitazione.

Possiamo quindi concludere che questo tipo di applicazione si rivela essenziale per le imprese, a fronte di un risparmio considerevole di tempo.