Le aziende sono organizzazioni complesse in cui si produce una grande mole di documenti: contratti, accordi, archivi, storico aziendale. Per questo una modalità smart e innovativa per catalogare tutto è importantissima per l’efficienza e la produttività delle imprese.

La digitalizzazione dell’archivio è un passo che ogni realtà dovrebbe compiere, per beneficiare dei numerosi vantaggi che comporta, dal risparmio di costi a quello dello spazio, dalla maggior precisione alla minimizzazione degli errori umani.

Ci sono società e aziende esterne che si occupano proprio di questo, di gestione documentale aziende. Come spiega Il Sole 24 Ore, che ha dedicato un approfondimento sul tema, si tratta di una metodologia produttiva ed efficiente per ordinare l’archivio, organizzare la contabilità e le fatture elettroniche, ottimizzare le attività e le procedure aziendali. In cosa consiste la gestione dei documenti aziendali? Ci sono diversi campi che rivoluzionano il sistema di catalogazione e organizzazione di attività e dati.

Archiviazione documenti

Ogni azienda è fatta di informazioni, un flusso continuo che ha bisogno di essere immagazzinato nello storico e utilizzato per redigere report, analisi, confronti. Il processo parte da una catalogazione coerente e precisa dei documenti e prosegue con la loro indicizzazione grazie ai metadata (ovvero dati sui dati, che permettono di trovare in breve tempo qualunque informazione).

L’archiviazione è corredata da un sistema di sicurezza e un controllo degli accessi che monitorino il consulto dei dati sensibili e riservati. Fa parte della gestione documentale anche attuare una certa automazione nei processi per renderli più fluidi.

Gestione e ricerca

È importante non solo archiviare e catalogare correttamente dati e documenti, ma anche riuscire a individuare un’informazione o un numero in tempo reale per ridurre i tempi e migliorare l’efficienza. Questo aspetto comprende la ricerca libera e intuitiva, la condivisione dei documenti in modo sicuro con la rete interna o esterna aziendale e la modifica e revisione con accesso al Versioning per consultare ed eventualmente ripristinare la catena di interventi operati su un file o un documento.

Inoltre una buona gestione si occupa di tenere sotto controllo la tracciabilità dei dati e delle loro consultazioni o modifiche, cosa cruciale in caso di controversie. Infine la gestione aziendale si declina anche nel collegamento ad altre piattaforme per snellire le procedure e i flussi di lavoro.

Workflow e processi automatizzati

Questi service danno la possibilità di migliorare il flusso di lavoro automatizzando alcune fasi di lavoro, sempre per ottimizzare la produzione e le comunicazioni. L’automatizzazione di alcuni passaggi può coinvolgere attività, persone, informazioni, dati e documenti ed è importante che il flusso scorra rapido e preciso, togliendo il carico ai lavoratori per proiettarli su altre attività più creative e manageriali.

I compiti e le attività vengono definiti e personalizzati, grazie alla divisione in task sequenziali che funzionano sulla base di assegnazioni di ruoli, timing e scadenze o si associano a regole fisse che rispecchiano la policy aziendale. È fondamentale integrare le regole a questo processo di automatizzazione, anche in base all’associazione a parametri come il valore economico, l’urgenza, l’alert sulle decisioni che non possono essere ritardate e così via.

Monitoraggio e report

Queste società di servizi offrono anche un’attività di monitoraggio, analisi dei dati, dei flussi operativi e dei sistemi in modo da eliminare eventuali errori o rallentamenti per perfezionare le attività operative e la gestione del lavoro quotidiano. Un monitoraggio continuo permette di intervenire immediatamente e correggere il tiro per puntare alla massima efficienza.